秘書の職務は何か

明確に定義するために秘書の職務には、正確に誰が話しているのかを知る必要があります。結局のところ、この投稿はいくつかの角度で見ることができます。外交人、従業員として頭の秘書、およびその他のオプションとして、公務員としてのヘッドとして会社員、事務総長、特定の組織（の頭）、国務長官、長官として知られ、例えば、管理スタッフ。ほとんどの場合、このポストを参照すると、企業のディレクターとしてタスク（指示）を実行する従業員と、自分の構造部門の個々のマネージャーを意味します。この場合、幹事の職務は、組織上および技術上の問題を解決するために1つの命令を実行することに削減されていることが分かります。

秘書は何を知っていなければならなくてはならないのか

秘書は毎日次の機能を実行する必要があります。

従業員から情報を受け取り、監督者に転送します。
電話通信マネージャを編成する。彼の不在の時には、情報を取って、それを監督の注意を引く。
電話メッセージの受信と記録を維持する。
ヘッドの通常の作業のための条件を作成する：事務用品およびオフィス機器の必要性を監視する。
生産組織を支援する会議や会議。参加者にイベントの日時、場所、時間を持たせる。必要な資料を集め、出席者の出席を確保し、会議の議事録を保持する。
企業での事務処理これを行うために、幹事は、受信した通信を受信し、体系化し、管理者に転送する必要があります。その後、リストの下でエグゼキュータに文書を転送するための課されたビザに基づいて。秘書の任務には、コースの管理、実行のタイミングと結果も含まれます。
ドキュメントの印刷と複製に関する作業を行います。
可能であれば、問題の迅速な解決のための条件を作成します。

秘書のこれらの一見単純な職務を果たすために、従業員は以下を知っておくべきです：

企業経営の全体構成とその構造的細分。
企業のチャーター、スタッフと構造、そのプロフィール、開発の展望と専門性、
オフィスワークの適切な実施のための規範文書。
事務用機器および通信手段の使用に関する規則。
BTW、OT、火災安全および産業衛生の規則。
職場における仕事の組織のルール。
指図、決議、計画、会計、および品質管理のための命令を実行したことを意味します。

書記官の特異性

より具体的で狭い専門は、状況が多少異なります。例えば、事務総長の公務を取り上げる。ポジションのタイトルでは、実行される作業の側面が明確に定義されています。通常、各企業には公式の指導があり、専門家の記録保管の指示が示されています。そのような指示がない場合は、それを作成する方が良いです。これを行うには、おおよそのサンプルを持つ認定ガイドを使用してください。その後、仕様や内部機能を考慮して、特定の組織の標準バージョンを確定する必要があります。一般的に、秘書職員の職務は、明確に3つの主要分野に遡る必要があります。

対応して作業する。受付、現代的な方法でそれを処理し、タイムリーに発送。
内部文書の適切なメンテナンス。
保管のための文書への登録、厳格な会計処理、文書への転送。

レパレントの作品の特徴

一部の企業では、「ヘルプデスク」から「アシスタントディレクター」まで幅広い責任を持つ投稿です。そのような専門家は、幅広い知識と状況の良好な命令を持っていなければならない。記者の秘書官の公務は権限の増加に関連してわずかに拡大されている。一般的に、これは秘書の通常の職務ですが、 "referent"という言葉は標準リストにいくつか追加しています。特に、秘書査読者は、特定の問題について訪問者を個別に受け取ることができます。特定の情報を持っていて、彼は自分の意思決定をすることができます。さらに、指示対象は、組織（企業）の経済活動に関する責任者の責任を果たします。時には秘書主義者が人事記録管理の維持に責任を負うこともあります。これは、作業の総量によって追加の任務を実行できる場合にのみ実行されます。